Quando um empresário individual decide abrir sua empresa, ele opta por um programa tributário diferenciado para os governos federal, estadual e municipal.
Trata-se do programa Simples Nacional, que engloba algumas obrigações que o empresário deve cumprir para estar em dia com seus encargos tributários. Uma dessas obrigações é justamente, a necessidade da declaração do Simples Nacional.
Os procedimentos de adesão e declaração do Simples Nacional devem ser desenvolvidos em conjunto com um contador profissional, para que dessa forma, o empreendedor siga os passos corretos e esteja de acordo com a legislação vigente.
A declaração de Simples Nacional, deve ser feita pelos empreendedores ou empresas que estejam na ativa. Conforme mencionamos antes, é bom que este procedimento seja feito com o acompanhamento de um contador profissional, uma vez que o processo é obrigatório e evita que a empresa tenha problemas futuros com a Receita Federal.
Os tipos de empreendedores que devem fazer a declaração do Simples Nacional, são:
Empreendedores Individuais, que possuem CNPJ e estejam enquadrados no programa Super Simples, precisam procurar um contador para realizar a declaração do Simples Nacional.
É recomendado que os empresários dessa modalidade já tenham um contador de confiança para realizar o processo. Esse profissional irá orientar acerca de quais os documentos e prazos para essa declaração.
Para os casos de Microempreendedor Individual (MEI), a declaração Simples do Nacional pode ser feita sem a necessidade de um contador, embora isso não seja recomendado. Basta que o MEI reúna a documentação necessária para a declaração anual.
Todas as informações devem ser consideradas pelo empreendedor pois, caso realize alguma etapa do procedimento de forma errada, sua declaração pode não ser aceita e isso acarretará problemas com a Receita Federal.
Portanto, é preciso que o MEI tenha o máximo de cuidado e atenção ao efetuar sua declaração, para que sua operação não tenha impedimentos futuros por questões fiscais ou tributárias.
Problemas com o fisco podem desabilitar uma empresa de forma provisória ou permanente. Caso sua empresa receba a visita de fiscais e não esteja com as declarações legais em dia, o empresário pode ser autuado e, em alguns casos, receber multas ou um processo tributário. As consequências de casos assim, podem levar à perda de bens e à desapropriação do negócio.
Outros problemas relacionados à falta da declaração Simples do Nacional são com o INSS. Caso a empresa não tenha funcionários, o próprio empresário pode vir a ter problemas futuros relativos à sua aposentadoria, quando precisar do benefício. Se a empresa, no entanto, possui funcionários, a situação pode ser ainda mais grave, pois isso aumenta o débito enquanto empresário e o coloca em risco de processos judiciais por parte dos funcionários, devido à falta de recolhimento do INSS.
A declaração Simples do Nacional é obrigatória quando a empresa se enquadra em alguma destas situações jurídicas:
Os empreendedores da categoria MEI, devem realizar a declaração anualmente. As demais categorias devem emitir o documento mensalmente, sempre com o auxílio de um contador.
Existem algumas ações que podem causar o bloqueio do acesso da empresa ao programa Simples Nacional. Esses bloqueios estão relacionados a ações irregulares para a redução do imposto a ser pago, ou seja, declarações com informações discrepantes com fins de sonegação de impostos.
Alguns campos do formulário, quando preenchidos, reduzem o valor dos impostos a serem pagos. São eles:
Caso eles sejam preenchidos indevidamente, a empresa poderá ser excluída do programa Simples Nacional.
Antes de começar o cálculo da declaração Simples Nacional da empresa, é necessário atentar-se a algumas informações.
Primeiramente, o faturamento da empresa deve ser de até R$ 4,8 milhões anualmente para que ela possa optar pelo Simples Nacional. E, dentro desse número, caso o faturamento seja maior de R$ 3,6 milhões, o ISS ou ICMS deverão ser recolhidos separadamente. Estando a empresa dentro desse primeiro enquadramento, deverá então ter em mãos o faturamento bruto dos últimos 12 meses de operação.
Caso sua empresa tenha menos de 12 meses de atuação, o valor de faturamento bruto deverá ser considerado a média do tempo de atividade, multiplicado por 12. E, sendo seu primeiro mês de operação, apenas multiplicar a receita por 12. Isso porque, o cálculo do Simples Nacional é feito sempre em cima da receita bruta da empresa, ou seja, conforme aumenta o faturamento, aumenta também a contribuição.
O cálculo do Simples Nacional tem por base uma tabela que apresenta todas as alíquotas relacionadas a cada tipo de atividade. Portanto, tendo em mãos o faturamento bruto anual, a empresa deverá verificar em qual anexo da Lei Complementar nº123 sua operação se enquadra, para que seja encontrada a alíquota para cálculo.
Dessa forma, para o cálculo do Simples Nacional deve-se estar em posse das seguintes informações:
A partir daí, deve-se seguir a seguinte fórmula de cálculo:
[(FB12 X AN) – PD] ÷ FB12
Feito isso, deve multiplicar o valor encontrado, pelo faturamento bruto do mês atual.
O cálculo do Simples Nacional também pode ser feito através de um sistema online, que é o PGDAS-D.
Mais uma vez, ressaltamos a importância do auxílio de um contador profissional nesse processo, para que não haja nenhum tipo de incongruência na declaração de sua empresa que possa afetar suas operações posteriormente.
A declaração Simples do Nacional é feita online, através do site da Receita Federal. Para que essa declaração seja feita da maneira certa, no entanto, é preciso que o empreendedor tenha em mãos toda a documentação necessária, para preencher corretamente os dados solicitados.
Esses documentos variam de acordo com a modalidade da empresa. Por isso, o Microempreendedor Individual (MEI) e o Empreendedor Individual (EI) terão documentações distintas para apresentar, uma vez que também suas obrigações contábeis e jurídicas são diferentes.
A seguir, vamos detalhar a documentação relacionada a cada um das modalidades:
É preciso possuir os comprovantes de tudo o que entrou e do que foi gasto por sua empresa ao longo do ano. Imprima todas as notas fiscais emitidas, guarde os recibos de compra e de venda, declare todo o dinheiro que foi faturado naquele ano.
A dica é que você procure por fazer este controle de maneira mensal, para que possa se organizar melhor.
É preciso que a Empresa Individual esteja munida dos documentos de controle Nota Fiscal, de contratações (caso tenha contratado algum funcionário), planilha de fluxo de caixa, entre outros documentos pertinentes, que o seu contador irá solicitar para dar entrada na declaração.
Por se tratar de uma modalidade um pouco mais complexa que o MEI, pode ser que tanto seu contador, como a Receita Federal, possam pedir alguns documentos adicionais. No entanto, essas são geralmente as informações básicas necessárias, que devem ser acumuladas e organizadas durante o ano, para facilitar o momento da declaração.
A declaração do Simples Nacional é feita no site da Receita Federal, dentro do prazo estipulado pelo calendário tributário. Os passos para realizar a declaração são os mesmos, tanto para MEI, quanto para a Empresa Individual, variando apenas a documentação solicitada.
É de extrema importância checar a documentação necessária. Verifique se existe algum tipo de documento pendente junto aos seus fornecedores ou clientes aos quais sua empresa atende, bem como relacionado a compras que você fez.
Caso tenha funcionários, é fundamental que você declare todos eles. Informações como: quanto paga a cada um, data de entrada e data de saída, são essenciais. A dica é fazer uma planilha para cada tipo de despesa e manter esse controle sempre.
Se você for empresário individual, precisará fazer uma declaração todos os meses. Caso seja Microempreendedor Individual, apenas uma vez por ano.De toda forma, é altamente necessária a ajuda de um contador nesse processo.
É fundamental que a declaração Simples Nacional seja feita na frequência determinada por lei e também dentro do prazo correto. Nesse sentido, o contador sempre poderá lhe informar acerca dos prazos, documentos e ações necessárias para manter sua empresa em dia com as obrigações tributárias.
Escolher o melhor regime tributário para sua loja virtual é uma tarefa que deve ser bem analisada, de acordo com o formato, capacidade, lucrabilidade e expectativas de seu negócio. Por isso, ao abrir seu e-commerce, uma boa assessoria contábil se faz extremamente importante.
O regime tributário brasileiro tem uma certa complexidade e, também por isso, o empreendedor deve analisar bem em qual deles sua empresa melhor se encaixa.
Basicamente, existem três regimes tributários em que um comércio ou e-commerce pode ser inserido. São eles: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
É importante ressaltar que sua empresa pode alterar o regime tributário a cada ano, caso isso seja necessário, conforme seu faturamento. Isso significa que você pode adequar-se ao regime que fizer mais sentido de acordo com a evolução de seu comércio.
A seguir, falaremos brevemente sobre cada um deles:
O Simples Nacional vale para as empresas cujo faturamento anual não ultrapassa os R$ 4.8 milhões. A vantagem desse regime é que os impostos como ISS e ICMS são recolhidos em uma só guia de recolhimento. Esse processo, como o próprio nome já diz, simplifica o processo de declaração e pagamento de impostos das empresas.
O Lucro Presumido é um regime tributário para empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões. Esse tipo de recolhimento é um pouco mais complexo, pois a Receita Federal passa a assumir que certa porcentagem do faturamento dessa empresa seja equivalente ao seu lucro, e calcula a arrecadação baseada nesse fator.
Aqui, a empresa efetua o pagamento dos tributos mensal e trimestralmente.
Esse regime tributário é obrigatório a empresas cujo faturamento ultrapassa os R$ 78 milhões anuais, mas é opcional para aquelas que faturam menos.
No regime Lucro Real, os impostos são calculados com base nos dados contábeis da empresa, considerando eventuais déficits ou superávits do faturamento e também seu lucro real (por isso, o nome).
Dessa forma, a empresa paga os impostos relativos ao seu lucro concreto e não ao presumido, o que pode ser uma vantagem para algumas empresas.
Sendo assim, qual desses regimes é o melhor para seu e-commerce? A essa pergunta não existe uma resposta exata, no entanto. Em posse das informações a respeito de cada um deles, é necessário que o empreendedor, juntamente com seu contador, analise as condições e características de cada negócio antes de fazer essa escolha.
De qualquer forma, o Simples Nacional acaba sendo a modalidade mais escolhida pelas pequenas e médias empresas, justamente pela simplicidade da declaração e recolhimento.
O SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, que também pode ser conhecido como EFD. O SPED nada mais é do que uma plataforma digital onde devem ser inseridas todas as informações fiscais de uma empresa, para a análise do Fisco.
A empresa pode integrar seu próprio ERP ao SPED e, dessa forma, as informações fiscais necessárias já ficam interligadas e disponíveis para o Fisco.
Caso a empresa não trabalhe com nenhum sistema integrado, o empreendedor acessa diretamente o sistema do SPED e insere as informações nos campos solicitados.
Existem 12 módulos relacionados ao SPED e falaremos mais deles a seguir:
O SPED Fiscal é um arquivo digital onde ficam dispostas todas as informações fiscais da empresa e suas operações, com fins de registros e apuração de impostos.
A Escrituração Contábil Digital também pode ser chamada de SPED contábil. Funciona da mesma forma que o SPED fiscal, porém é um arquivo dedicado exclusivamente às informações contábeis da empresa.
Através desse módulo, é possível a substituição dos antigos livros contábeis em papel.
A EFD Contribuições trata-se também de um arquivo digital, mas seu objetivo é escriturar as informações para recolhimento de PIS/PASEP e COFINS.
A NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica. Foi estabelecida em 2005 e tem por objetivo substituir as Notas Fiscais de papel.
Já a NFC-e é a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. Também se trata de um documento digital emitido para substituir a nota fiscal de venda a consumidor e o cupom fiscal emitido por ECF.
Ela serve para vendas presenciais ou entregues ao consumidor em domicílio.
Os CT-es são os Conhecimentos de Transporte Eletrônico. São substitutos dos antigos Conhecimentos de Transporte e são documentos utilizados para registrar o transporte de produtos e cargas rodoviárias, aéreas ou ferroviárias.
A Escrituração Contábil Fiscal ou ECF, é o documento eletrônico que substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica, o antigo DIPJ, desde 2014.
O MDF-e é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que substitui os Manifestos de Carga. Eles servem para documentar toda a relação de carga, transportada por determinado veículo transportador, pela alfândega ou fiscalização vigentes.
A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf), é o arquivo que serve para registrar e declarar todas as contribuições relacionadas a pagamentos previdenciários substituídos, sem relação com o trabalho, como pagamentos efetuados a pessoas físicas ou jurídicas, ou retenções na fonte (IR, PIS/PASEP, COFINS, CSLL).
A NFS-e é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. A NFS-e Nacional tem por objetivo padronizar a emissão das Notas Fiscais emitidas por empresas que oferecem serviços.
A diferença entre a NF-e e a NFS-e é que a primeira está relacionada ao comércio de produtos e, a segunda, ao de serviços.
A E-Financeira trata-se de um composto de arquivos digitais que fazem parte da prestação de contas relativas às operações financeiras que são de interesse da Receita Federal.
A eSocial é um módulo do SPED que tem como objetivo unificar e digitalizar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas.
Esse é um módulo obrigatório para as pessoas jurídicas que contratem algum tipo de prestação de serviço que se vincule a obrigações tributárias, trabalhistas ou previdenciárias.
Esperamos que este artigo possa ter lhe ajudado a entender melhor como funciona a declaração do Simples Nacional e o que sua empresa precisa para realizá-la.
Reiteramos a importância da ajuda de um contador profissional para efetivar todo o processo, bem como fornecer a consultoria adequada, todavia, é também de grande relevância que o próprio empreendedor saiba e compreenda os requisitos tributários básicos. Dessa forma, você consegue traçar uma visão panorâmica acerca de suas obrigações legais enquanto empreendedor e tomar melhores decisões em relação ao seu e-commerce.
Iniciar uma empresa implica em diversas responsabilidades que devem ser ponderadas pelo empreendedor, no entanto, munir-se do máximo de informações possível pode ajudar com que ele se sinta mais seguro e motivado em iniciar seu empreendimento. Lembre-se de que o mercado atual possui diversos profissionais capacitados e confiáveis para ajudá-lo a abrir sua empresa!
Continue em nosso blog para mais informações sobre como vender pela internet!
Até a próxima!
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Marcio Eugênio é especialista em e-commerce, com mais de 13 anos de experiência na área, e sócio-fundador de três empresas focadas em e-commerce. É colunista em diversos portais relacionados a comércio virtual, administração e empreendedorismo, além de contar com vasta experiência em comércio eletrônico. Foi eleito em 2016 como o melhor profissional de e-commerce pela Abcomm, através de votação popular, e é apresentador do maior canal focado em e-commerce do Youtube no Brasil. O Projeto mais recente de Loja virtual é a https://www.monnieri.com.br/ que saiu do zero a um milhão de reais de faturamento em menos de dois anos.
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