Sistema de Gestão: O que é e Como Usar? GUIA COMPLETO

Fazer a gestão de uma empresa não é tarefa fácil. São tantos departamentos, detalhes, pessoas e clientes que fica difícil organizar tudo por conta própria. Por esse motivo, é que existem softwares para computadores que ajudam a cuidar das atividades de uma empresa, organizando as atividades diárias e automatizando todos os processos possíveis.

Conhecido como sistema de gestão, esse tipo de softwares vêm crescendo muito nos últimos anos. Atualmente, existe uma quantidade incontável de programas para auxiliar na organização de pequenas e médias empresas. Portanto, se você tem ou quer ter um e-commerce, continue lendo este texto para entender como você pode otimizar suas tarefas e seu tempo! 

O que é o Sistema de Gestão Empresarial?

Antes de mais nada, é importante explicar o que é um sistema de gestão de lojas e como ele pode ajudar o seu negócio. Pois bem, o sistema de gestão empresarial nada mais é do que um software que auxilia o empreendedor a gerenciar as tarefas do negócio de forma automatizada. 

Dessa maneira, a plataforma permite que o gestor da loja virtual consiga dedicar o seu tempo a demandas que realmente necessitem da sua atenção. Outro ponto bem importante é que o sistema de gestão empresarial centraliza as informações do negócio e gera insights que podem ser aproveitados para aplicar inovações. 

Para que Serve um Sistema de Gestão?

Deu para ver que um sistema de gestão apresenta muitos benefícios para o comércio eletrônico, não é mesmo? Sabendo disso, pode-se dizer que esse tipo de sistema serve para otimizar os recursos do negócio, reunindo as informações necessárias e fazendo com que o dono possa direcionar sua atenção a tarefas realmente importantes.

Além disso, o sistema de gestão também serve como elo entre a equipe, já que armazena em um só lugar todos os dados relevantes para os funcionários executarem suas funções. Ou seja, ele facilita o fluxo de informações e se reflete diretamente na percepção dos consumidores sobre o profissionalismo da empresa. 

Quais são os Benefícios de um Sistema Empresarial?

Sem dúvidas, a implantação de um bom sistema empresarial oferece uma série de benefícios para o negócio. Em primeiro lugar, pode-se destacar a organização, já que esse tipo de software permite que a gestão seja feita de forma assertiva, fazendo com que o fluxo de trabalho entre os setores seja estabelecido de maneira eficiente.

Com issso, a equipe consegue desempenhar suas tarefas com mais qualidade, ao mesmo tempo em que a empresa aumenta as suas possibilidades de sucesso. A seguir, veja alguns exemplos de tarefas rotineiras que o sistema de gestão pode auxiliar: 

• Fluxo de caixa;
• Cadastro de clientes;
• Emissão de notas fiscais;
• Gestão de estoque; 
• Volume de vendas; 
• Comunicação interna.

Sistema de Gestão de Lojas

Em um primeiro momento, pode parecer que o sistema de gestão de lojas é indicado somente para aqueles comércios eletrônicos que têm um volume considerável de vendas. No entanto, o ideal é que esse tipo de software seja contratado no início das atividades do negócio, mesmo que as vendas ainda sejam baixas. 

A razão disso é simples, um e-commerce que gerencia suas tarefas de forma otimizada tem muito mais chances de crescer. Pois, esperar que um negócio alcance um determinado volume de vendas pode ser um tiro no pé, já que a implementação desse tipo de serviço em uma empresa que já está atuando no mercado pode ser bem trabalhosa. 

Quais são os Desafios na Implantação do Software de Gestão?

Sem dúvidas, o principal desafio para implementar o software de gestão é a resistência dos empreendedores, que acreditam que podem desempenhar as tarefas sem este tipo de recurso. De fato, em muitos casos, os donos das lojas virtuais até conseguem dar conta deste tipo de demanda, mas precisam focar muito tempo e energia nisso.

O resultado é que acabam deixando de lado outras tarefas para controlar manualmente funções que poderiam ser feitas de forma automatizada por um bom software. Outro ponto de atenção é que existem diferentes tipos de sistema de gestão, e cabe ao empreendedor saber diferenciá-los para fazer a escolha adequada. Falaremos disso a seguir! 

Quais são os Tipos de Sistema de Gestão?

Não há dúvidas que os softwares de gestão existem para facilitar a vida de quem trabalha com vendas. Eles centralizam informações, oferecem insights e ajudam na implementação de melhorias para o negócio. No entanto, para escolher um bom sistema, primeiro é necessário entender o que cada um deles oferece. Confira os tipos de sistema de gestão: 

1. Sistema de Gestão Voltado para Comunicação Interna

Esse é um sistema de comunicação interna que organiza e registra a comunicação, facilitando a rotina de trabalho dos funcionários, que podem se comunicar rapidamente sem precisar atravessar toda a extensão da empresa para falarem sobre algo.

Além disso, o fato de manter tudo registrado garante a segurança das informações trocadas internamente e pode comprovar algumas ações dos colaboradores, impedindo a distorção de informações. Assim, esse tipo de software é indicado para empresas de médio e grande porte. 

2. Sistema para Gestão de Tarefas e Projetos

Esse software serve para auxiliar na gestão dos diferentes projetos de uma empresa. O sistema geralmente conta com opções para assinar e gerenciar tarefas em projetos variados, acompanhando a evolução das atividades de forma sistemática.

Além disso, existe a opção de lembretes, calendário de atividades, espaço para chats e uma ferramenta que gera relatórios para os diretores e clientes terem uma noção detalhada do que e de como foi feito.

3. Sistema para Gestão Financeira

Os sistemas de gestão focados nas movimentações financeiras garantem o controle financeiro, fiscal e contábil da empresa, oferecendo informações detalhadas sobre as receitas, as despesas e os pagamentos.

A grande vantagem é que registram todo o histórico financeiro da empresa, sem depender que um funcionário que esteja saindo da empresa passe os dados para o seu sucessor. Além disso, oferecem previsões para os próximos meses, evitando qualquer tipo de surpresa desagradável.

4. Sistema para Gestão de Pessoas

Um sistema de gestão de pessoas facilita o trabalho do empreendedor sobre seus funcionários, já que terá registrado várias informações a respeito da sua equipe, como ocorrências e desempenho individuais de cada colaborador.

Além disso, esse tipo de software auxilia na definição de cargos, salários e horários, também permitindo a gestão e a organização dos currículos. Dessa maneira, o dono do negócio poderá analisar a produtividade e definir se a equipe está boa ou não.

5. Sistema de Gestão Integrado

Além dos sistemas que apresentamos acima, existe um tipo de software que integra todas essas funcionalidades, facilitando o processo de gestão da empresa. Dessa forma, o empreendedor contrata apenas um serviço e economiza tempo e dinheiro.

Pode ter certeza, esses sistemas de gestão foram criados para ser uma solução para problemas de direção e organização para a sua empresa, aumentando a qualidade do trabalho de todos os setores, desde o do gerenciador até dos funcionários de vendas ou comunicação.

Como Escolher o Sistema de Gestão Ideal?

Um software de sistema de gestão custa muito ou pouco? Em geral, essa é a primeira pergunta feita por quem está buscando comprar um software para sua empresa. Mas antes de pensar no valor, é necessário levar em conta que uma ERP será a ferramenta fundamental de gestão da empresa.

Por esse motivo, a implementação de um sistema de gestão deve ser encarada como um investimento que trará uma série de benefícios para o negócio. Saiba como selecionar da forma mais correta um sistema de gestão para a sua empresa:

1. Faça uma Avaliação Inicial

Antes de tudo, é necessário saber quais são as verdadeiras necessidades da sua empresa e quais são os recursos oferecidos pela tecnologia que você está prestes a adquirir. Para isso, é importante envolver todos os funcionários da organização, de forma que possam auxiliá-lo na tomada de decisão.

2. Aderência

Para contratar o software, você deve checar todas as funcionalidades prometidas e ter certeza de que elas trarão benefícios para o seu negócio, como diminuição do tempo gasto com operações básicas, redução de custos, eliminação de retrabalhos, aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e aumento da competitividade.

3. Localização

A legislação tributária brasileira sofre constantes mudanças, que se refletem no trabalho dos empreendedores. Por essa razão, é fundamental saber se o sistema de gestão que você está contratando acompanha essas modificações, oferecendo atualizações gratuitas sempre que necessário.

4. Tecnologia

Não se esqueça de verificar a linguagem que foi escolhida para o software e se ela é mundialmente aceita. Também é recomendado saber quem será o fornecedor do seu banco de dados durante o uso do sistema de gestão, já que isso confere segurança às informações da sua empresa. 

5. Rastreabilidade

Tenha certeza que você pode rastrear as transações que você fizer pelo seu sistema de gestão. Esse software precisa oferecer condições que facilitem a busca e que contribuam na disponibilidade de administração do sistema, com recursos que auxiliem na identificação de qual usuário fez determinada ação.

6. Integração com Aplicativos e com a Internet

O sistema de gestão escolhido precisa permitir a integração na internet e em outros aplicativos gerenciais. É por meio disso que você poderá compartilhar informações e acessar dados do seu sistema. Portanto, confirme se é possível compartilhar recursos de integração e de comunicação de dados com seu fornecedor, cliente e instituição financeira.

O que Considerar Antes da Contratação do Software de Gestão?

Acabamos de listar os elementos que precisam ser checados antes de contratar um sistema de gestão de lojas. Mas, além disso, também é preciso conhecer aquilo que precisa ser evitado na hora de recorrer a esse tipo de software. Sabendo disso, você reduz a sua chance de contratar um serviço que será insuficiente para seu negócio. Confira: 

1. Referências

Isso é praxe para qualquer negócio e para cá não seria diferente. Busque todas as referências que forem possíveis sobre a empresa de consultoria que irá prestar a implementação do sistema de gestão. Não esqueça de identificar empresas que tenham perfil semelhante, verificando qual sistema usam.

2. Relacionamento

A implementação do sistema de gestão é um processo que envolve toda a empresa, já que mudará a forma de trabalho de seu negócio. Por isso, é importante manter um bom relacionamento com a empresa que vai prestar o serviço para você, tendo confiança para contar com ela sempre que necessário. 

3. Implantação

O custo e o prazo da implantação irão variar de acordo com as necessidades de recursos e da empresa que vai implantar o sistema. Portanto, exija um cronograma detalhado do fornecedor para ter certeza de quanto tempo levará para ter o sistema em funcionamento. Também se certifique de que a equipe que fará a implementação vai colocar a versão atualizada.

4. Treinamentos

Esse ponto é essencial para o sucesso do seu sistema de gestão. Saiba como será o treinamento para que seus funcionários consigam mexer e tirar o máximo desse sistema. Isso vai auxiliar o trabalho de toda a equipe e fará com que suas ações fiquem cada vez mais produtivas.

5. Documentação

Esse ponto é relevante, já que é o documento que dirá as obrigações de cada uma das partes com relação a seus deveres ao longo do contrato de implantação e de atualização do sistema de gestão. Por isso, leia o contrato com atenção e esclareça todos os itens que tiver dúvidas. 

Qual é o Melhor Sistema de Gerenciamento para E-Commerce?

Falamos bastante sobre a parte teórica dos sistemas de gestão e agora já podemos partir para a parte prática. Como você sabe, existem diferentes tipos de sistema de gestão e a escolha deles varia conforme o seu perfil de trabalho e as necessidades de seu negócio. A seguir, apresentamos as ferramentas mais conhecidas do mercado. Conheça: 

ERP – Enterprise Resources Planning

O ERP é um sistema de informação que tem como objetivo a integração de todos os dados e processos de uma organização em um só local. Vale saber que ele não se adapta a sua empresa, é a sua empresa que precisa se adaptar a ele. Por essa razão, esse sistema não é recomendado para todos os negócios.

Tiny

Esse software é o complemento ideal para as lojas virtuais, uma vez que atua como um “escritório”, garantindo eficiência e agilidade em toda a gestão do comércio eletrônico. Um ponto alto é que ele ainda oferece a integração com as principais plataformas de e-commerce do mercado.

ContaAzul

O software ContaAzul possui um sistema online que confere praticidade na execução das tarefas de gestão de uma empresa, já que ele é simples e integrado. Pois, ele permite que você ganhe tempo automatizando tarefas operacionais da administração e ofereça todas as informações necessárias para a empresa.

CIGAM

Por fim, esse sistema de gestão tem como objetivo oferecer soluções voltadas para o relacionamento com os clientes. Dessa maneira, facilita todos os processos que envolvem esse setor, como integração de informações, acompanhamento e fidelização dos consumidores.

Como Evitar Erros na Implementação do Sistema de Gestão?

Sem dúvidas, o principal ponto para evitar erros na hora de implementar um sistema de gestão é conhecer bem a sua empresa. Com isso, você não corre o risco de contratar um software que oferece um serviço diferente daquele que você precisa. Assim, antes mesmo de ir em busca de um sistema de gestão, veja quais são as suas necessidades.

Você concorda que um software para loja de cosméticos muitas vezes pode ser diferente de um software para uma loja de artigos infantis, não é mesmo? No entanto, muitos empreendedores caem no erro de contratar os serviços da moda, sem se certificar de que oferecem funções realmente importantes para as características do seu segmento. 

Sabendo disso, leia sobre os diferentes tipos de sistemas, busque referências, converse com seus colaboradores e só faça a contratação do software quando tiver consciência de que está diante de um sistema que ajudará na otimização do seu trabalho. Além disso, não tenha receio de perguntar todas as suas dúvidas para a empresa que está contratando.

Portanto, é assim que você poderá ter tranquilidade de contratar uma plataforma que agregará valor no seu serviço. Se você tem interesse no tema, recomendamos que leia sobre gestão de tempo. Sem dúvidas, esse conteúdo poderá contribuir bastante para a organização e crescimento de seu e-commerce!

[rock-convert-cta id=”23953″]