BackOffice para E-commerce: Tudo o que Você Precisa Saber

À medida que um e-commerce cresce, vai ficando difícil gerir esse negócio sem os recursos adequados. O trabalho não se resume a receber pedidos e enviar compras. É necessário cuidar de um extenso ciclo de trabalho formado por várias etapas. Por isso, um backoffice para e-commerce é a solução mais recomendada.

Um negócio que funciona bem vai muito além de um site que o cliente acessa, escolhe seus produtos e faz o checkout. Essa parte do ciclo é a mais simples, toda voltada a interações iniciais. Para que o produto chegue na casa do consumidor e ele se sinta satisfeito, há uma série de etapas de trabalho que devem ser executadas.

Neste conteúdo você entende melhor sobre a importância do backoffice para e-commerce e como esse trabalho de bastidores é importante.

O que é backoffice de e-commerce?

Backoffice de e-commerce é todo trabalho de bastidores de funcionamento de uma loja virtual, algo que geralmente é feito com ajuda de um software especializado. Todas as etapas fundamentais de operação e gestão são conduzidas no cotidiano para que cada serviço da empresa, do atendimento à entrega dos produtos, sejam feitos com perfeição.

Como funciona o backoffice para e-commerce?

Essas soluções permitem gerenciar as principais etapas do trabalho, fazendo essa divisão por setores. Sendo assim, o backoffice funciona da seguinte forma:

• gestão e operação logística;
• finanças;
• gestão de atendimento;
• controle fiscal;
• marketing.

Essa quantidade de áreas e núcleos de trabalho pode variar de acordo com o negócio e seu tamanho. De modo geral, a ideia é que o backoffice seja um bastidor de administração de todos os processos do e-commerce.

Quais são os benefícios do backoffice para e-commerce?

Ter um backoffice na rotina de e-commerce proporciona uma série de benefícios importantes e que vão ajudar a loja virtual a oferecer uma experiência melhor. Entenda mais sobre esses pontos a seguir!

Integração com sistemas implantados

Um bom software de backoffice é capaz de se integrar com sistemas implantados que o negócio já use em sua rotina. Isso faz com que a captação de dados importantes continue acontecendo, fortalecendo a gestão com o uso de informações qualificadas sobre o negócio

Métricas eficazes de análise

Um backoffice adequado conta também com módulos de analytics, ou seja, análise de dados relacionados ao negócio. Você pode acessar métricas e indicadores relacionados a vendas, atendimento, engajamento, acesso ao site e até mesmo finanças.

Disponibilização de dados em tempo real

Esses dados podem ser acessados a qualquer momento e, melhor que isso, estão em atualização em tempo real. Ou seja, a gestão do e-commerce sempre contará com informações novas e precisas sobre o que está acontecendo no negócio.

Quais são as funções do backoffice para e-commerce?

Um bom backoffice para e-commerce deve reunir algumas funções específicas ligadas à administração de diferentes setores em uma loja online. A seguir, você confere quais são esses módulos e o que cada um deles permite acessar.

Gestão logística

A logística é o setor responsável pelo processo de entrega dos itens vendidos e da possível devolução de produtos. Nessa área se encontra um dos maiores desafios para qualquer loja virtual, que é manter tanto a agilidade na entrega como a integridade dos produtos vendidos.

Essa etapa, com certeza, é a mais importante de todo o processo, exigindo a atenção constante na administração, uma vez que é o momento em que sua loja virtual vai mostrar se consegue ou não atender às necessidades do seu cliente. Trabalhando direito, você irá conquistar a confiança dos clientes. Em casos de falha, no mínimo, sua loja vai parar no Reclame Aqui!

Gestão de pedidos

O gerenciamento dos pedidos tem início a partir do momento em que sua loja virtual os recebe. É necessário verificar a disponibilidade do produto, fazendo a confirmação do pagamento e, em seguida, validando a compra.

Nesta etapa, o backoffice tem a responsabilidade de validar os dados cadastrais do cliente que efetuou a compra para que, depois da entrega, seja feito o pós-venda, gerando uma pesquisa de satisfação do cliente.

Gestão do estoque

O gerenciamento de estoques é uma das atividades mais importantes para sua loja virtual. Por isso, ela demanda uma execução correta, garantindo que o produto seja recebido pelo comprador.

Tudo que entra e sai de sua loja deve constar no sistema, possibilitando o controle total e evitando gerar problemas como a venda de itens que não estão no estoque. Essa é uma situação que prejudica a imagem de sua empresa.

Multicanalidade

A multicanalidade é uma importante função que permite ao backoffice se conectar com diferentes canais de atendimento e captar informações e solicitações em cada um deles. Isso garante que todas as solicitações e chamados sejam centralizados em um só local. Naturalmente, isso torna a gestão do atendimento mais fácil e dinâmica no cotidiano.

Com esse recurso, por meio do backoffice, é possível gerenciar interações por meio do e-mail, Facebook, Instagram e chatbots. Da mesma forma, todas as atividades que acontecem em cada um desses pontos de contato são monitoradas e geram dados que ficam retidos no backoffice. Assim, há conteúdo qualificado para otimizar o trabalho.

Pagamentos

A gestão de pagamentos também é uma importante função que o backoffice para e-commerce centraliza. Esse recurso garante a gestão da entrada de todos os pagamentos, tendo um registro de fluxo de caixa otimizado na interface do software. Assim, você pode listar todos os pagamentos, sabendo de onde eles vieram e quem os fez.

Para facilitar o trabalho, esse software se integra com diversas plataformas de pagamento, como PagSeguro, MercadoPago, PayPal, entre outras. A ideia é poder facilitar o controle dessas entradas e tornar a gestão mais rápida. Desse modo, tudo acontece em um só lugar, evitando  que informações importantes fiquem perdidas.

Conciliação financeira

Nos backoffices também é possível realizar a conciliação financeira de todos os recebíveis que vieram do cartão de crédito, boletos e qualquer método de pagamento. Essa tarefa é uma das mais complexas da gestão financeira e, se não é automatizada, vai gerar um fluxo de trabalho muito grande. Além disso, uma conciliação manual pode gerar muitos erros e falhas.

A ideia por trás da conciliação é checar cada uma dessas entradas e identificá-las para cruzar dados com as saídas financeiras. Dessa forma, a gestão do negócio consegue avaliar, em períodos de sua escolha, se a empresa teve saldo positivo ou negativo. Isso ajuda a manter um controle financeiro mais dinâmico e on time.

Tributos

A parte tributária de um e-commerce é um dos grandes desafios da gestão. Cada venda realizada gera a necessidade de pagamento de taxas, além da confecção e envio da nota fiscal eletrônica (NFe). Portanto, o backoffice tem em seus módulos um totalmente dedicado a gerenciar a parte tributária da empresa, mantendo tudo sob controle.

Por meio desse software é possível fazer as emissões das notas, além dos registros de ordem tributária que a empresa deve manter em controle. Mais tarde, na hora de enviar essas informações à Receita, o acesso aos dados é muito mais simples e dinâmico. Toda informação fica devidamente retida e organizada dentro do sistema de backoffice.

Marketplaces

O backoffice também é uma solução importante para gerenciar marketplaces. Se você não tem uma loja virtual e vende na internet mesmo assim, essa solução vai permitir que você tenha um controle de todos os pedidos feitos nos diversos marketplaces em que você posiciona os seus produtos online.

Em alguns casos, empresas do setor vendem em muitos distribuidores, o que pode gerar uma necessidade mais complexa de gestão.Sem a ajuda de um backoffice, esse trabalho seria mais extenso e pouco funcional. A solução centraliza tudo em um só ambiente, tornando a rotina administrativa mais fácil.

Como deve ser feita a gestão do backoffice no e-commerce?

Utilizar o backoffice para e-commerce da maneira certa ajuda a potencializar os resultados e ter um trabalho de melhoria constante. Veja como você pode fazer isso em alguns passos essenciais.

Defina as metas

Quais são as metas do seu e-commerce? Com um backoffice fica mais fácil alcançá-las. Você pode definir essas metas e usar o sistema de gestão à disposição para organizar a administração de empresas e conquistar esses resultados no tempo certo. Todos os recursos que o back office oferece podem ser de grande ajuda nesses objetivos.

Desenhe o planejamento

O planejamento de gestão da sua empresa deve ser definido de acordo com as metas. Depois disso, você deve executar a gestão do e-commerce em alinhamento com o que pretende alcançar. Um bom planejamento é essencial para que a empresa seja administrada da forma certa, conquistando ótimos números.

Acompanhe os indicadores

Os indicadores que o backoffice oferece são fundamentais para acompanhar a progressão dessas metas e manter a operação dentro do planejamento. Use e abuse desses dados, sempre com orientação aos objetivos do negócio.

Um bom backoffice para e-commerce é um ponto de partida para uma gestão que traz mais resultados e torna o negócio mais estável no mercado. Portanto, escolher a ferramenta certa faz toda diferença.

Outro recurso que pode ser de grande apoio à gestão são as planilhas. Confira algumas que vão ajudar nos processos do seu negócio!

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